Трудоустройство иностранцев в Украине — процедура, в которой работодатели чаще всего ошибаются не из-за налогов, а из-за нарушения трудовых правил и сроков оформления документов. Контроль в этой сфере осуществляют не только Государственная налоговая служба, но и Гоструда, а также Центр занятости.
Даже одна пропущенная дата или неправильно оформленный документ могут стоить бизнесу десятки или сотни тысяч гривен. Кроме штрафов, работодатель рискует потерять уже полученное разрешение на трудоустройство иностранца.
Ольга Брус, адвокат АО EvrikaLaw, объяснила VG, как правильно пройти процедуру оформления иностранного сотрудника и какие ошибки чаще всего допускают компании.
Шаг 1. Проверьте, нужно ли разрешение на трудоустройство
Прежде чем начинать оформление документов, работодателю необходимо выяснить статус иностранца. Не все иностранные граждане обязаны получать разрешение на работу в Украине.
Без разрешения могут работать:
- иностранцы с видом на постоянное проживание в Украине;
- беженцы;
- лица, нуждающиеся в дополнительной защите.
Для всех остальных категорий оформление разрешения является обязательным.
Примечание редактора: вид на постоянное проживание (ПМЖ) — документ, который позволяет иностранцу постоянно жить и работать в Украине.
Также важно помнить: разрешение оформляется не на профессию в целом, а на конкретного человека и конкретную должность.
Например, если компания получила разрешение для сотрудника на должность маркетолога, перевести его на другую должность без нового разрешения нельзя.
Шаг 2. Получите налоговый номер и не пропустите сроки
Пока Центр занятости рассматривает документы на получение разрешения, иностранцу необходимо оформить украинский налоговый номер.
Примечание редактора: РНОКПП — регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика, который также называют идентификационным кодом.
Без него работодатель не сможет:
- начислять заработную плату;
- уплачивать налоги;
- оформить официальное трудоустройство;
- подать отчетность в налоговую.
После получения разрешения начинает действовать еще один критически важный срок.
Работодатель должен заключить трудовой договор в течение 90 календарных дней с даты выдачи разрешения. Если этого не сделать вовремя, документ аннулируется автоматически.
В таком случае компании придется повторно проходить всю процедуру оформления и снова оплачивать официальные сборы.
Шаг 3. Подайте два обязательных уведомления
После подписания трудового договора работодатель должен выполнить два обязательных действия.
Первое — подать в Государственную налоговую службу уведомление о приеме сотрудника на работу. Это необходимо сделать до того, как иностранец фактически приступит к работе.
Второе — передать в Центр занятости копию подписанного трудового договора.
Сделать это нужно в течение 10 дней после его заключения.
Если работодатель не подаст копию договора, разрешение на трудоустройство могут аннулировать.
Отдельно юристы советуют заранее контролировать сроки действия разрешения. Если документ закончился, а сотрудник продолжает работать, это приравнивается к работе без разрешения.
Какие штрафы грозят работодателям
Самые строгие санкции в сфере трудоустройства иностранцев применяет Гоструда.
За использование труда иностранца без разрешения бизнесу грозит штраф в размере 20 минимальных зарплат за каждого сотрудника. По состоянию на 2026 год это 172 940 гривен.
Если иностранец работает на других условиях, чем указано в разрешении, штраф составляет 10 минимальных зарплат — 86 470 гривен.
Например, санкции могут наложить:
- за работу на другой должности;
- за изменение функционала без нового разрешения;
- за просроченное разрешение;
- за фактический допуск к работе без оформления документов.
Также отдельно действуют налоговые штрафы за неподачу уведомления о приеме сотрудника на работу.
В большинстве случаев иностранные сотрудники облагаются налогами в Украине как обычные наемные работники. Работодатель обязан уплачивать налог на доходы физических лиц (НДФЛ), военный сбор (ВС) и единый социальный взнос (ЕСВ) в стандартном порядке.