Оформление иностранца на работу: как работодателю избежать штрафов от налоговой и Гоструда

Трудоустройство иностранцев в Украине остается одной из наиболее контролируемых сфер для бизнеса. Налоговая служба, Гоструда и Центры занятости проверяют не только наличие разрешений, но и правильность оформления документов, своевременность подачи отчетности и уплату налогов. Даже одна ошибка или задержка могут стоить работодателю десятки или сотни тысяч гривен штрафов.

О ключевых правилах оформления иностранных работников, рисках для компаний и важных деталях налогового учета рассказала Vgorode адвокат и руководительница ЮК "Prima Leader Group" Дина Дрижакова.

адвокат и руководительница ЮК "Prima Leader Group" Дина Дрижакова

Что нужно работодателю перед трудоустройством иностранца

Первый обязательный этап — получение разрешения на трудоустройство через Центр занятости. Без такого документа работать в Украине могут только отдельные категории иностранцев. В частности, это лица с видом на постоянное проживание или отдельные IT-специалисты, работающие у резидентов Дія City по гиг-контрактам.

Примечание редактора: Дія City — это специальный правовой и налоговый режим для IT-компаний в Украине.

Для всех остальных иностранных работников разрешение является обязательным. После его получения работодатель имеет ограниченный срок для заключения трудового договора и подачи его копии в Центр занятости. Обычно это необходимо сделать в течение 90 дней.

Отдельно следует проверить вопрос оплаты труда. Ранее для иностранцев действовали требования по повышенной минимальной зарплате — в размере пяти или десяти минимальных зарплат. Сейчас таких ограничений нет, однако работодатель не имеет права платить меньше официально установленного минимума.

Еще один важный этап — оформление РНОКПП, то есть украинского налогового номера иностранца.

Примечание редактора: РНОКПП — это регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика, который ранее называли идентификационным кодом.

Без этого номера работодатель не сможет официально начислять заработную плату, подавать отчетность и уплачивать налоги за работника. Налоговый номер необходимо оформить до момента подписания трудового договора.

Почему уведомление в ГНС критически важно

Одним из самых рискованных моментов при оформлении иностранца является уведомление Государственной налоговой службы о приеме работника на работу.

Подать такое уведомление работодатель обязан до фактического допуска работника к работе. Это можно сделать за день до начала работы или утром того же дня, но обязательно до начала смены.

Если иностранец начнет работать без такого уведомления, это приравнивается к использованию труда неоформленного работника. За это предусмотрен штраф в размере десяти минимальных заработных плат за каждого работника.

Для плательщиков единого налога первой — третьей группы при первом нарушении возможно предупреждение, однако юристы советуют не рисковать из-за высокого уровня проверок.

После оформления работника работодатель должен правильно уплачивать все налоги и сборы. Для иностранцев в Украине действуют те же ставки налогообложения, что и для граждан Украины:

• налог на доходы физических лиц — 18%;
• военный сбор;
• единый социальный взнос — 22%;
• для работников с инвалидностью ставка ЕСВ составляет 8,41%.

Примечание редактора: ЕСВ — это единый социальный взнос, который уплачивается работодателем в систему государственного социального страхования.

Юристы также рекомендуют проверять налоговое резидентство иностранца. Оно определяется по нескольким критериям: центром жизненных интересов, продолжительностью пребывания в Украине более 183 дней и другими признаками. Это важно для правильного применения налоговых правил и избежания споров с налоговой.

Какие штрафы грозят работодателю

Помимо штрафа за допуск работника без уведомления в ГНС, работодатели могут получить значительно более серьезные санкции за работу иностранца без разрешения Центра занятости. В таком случае Гоструда может наложить штраф в размере 20 минимальных заработных плат за каждого человека.

Также серьезным нарушением считается выплата зарплаты “в конверте” или неполное официальное оформление. В такой ситуации налоговая может доначислить работодателю все неуплаченные налоги — НДФЛ, военный сбор и ЕСВ — а также применить финансовые санкции. Дополнительный штраф составляет 25% от суммы недоплаты.

Контролирующие органы проверяют и сроки выплаты зарплаты. Закон требует выплачивать ее не реже двух раз в месяц с интервалом не более 16 календарных дней. Нарушение этих сроков также может привести к штрафам.

Отдельное внимание необходимо уделить налоговой отчетности. В квартальном Объединенном отчете необходимо правильно указывать РНОКПП работника, коды доходов и количество отработанных дней. Ошибки в отчетности могут стать основанием для камеральной проверки.

Перед первым рабочим днем иностранного работника работодателю стоит убедиться, что все документы оформлены надлежащим образом. В частности, необходимо иметь действующее разрешение на трудоустройство, копию вида на жительство при наличии, украинский налоговый номер, подписанный трудовой договор и квитанцию об успешном принятии налоговой уведомления о приеме работника на работу.

Присоединяйтесь к нашим каналам в Telegram:

"Підсумки дня. Новини України та світу" - о 22:00 пишемо добірку про те, що важливого відбулося протягом дня.
Vgorode.ua Киев - все, что касается нашего города.
"Диван зачекає" - куди ходити у Києві, та як розважатися.
"Сова" - кращі добірки кіно, серіалів, та музики.